Identiteit werknemer controleren
Neem je een werknemer in dienst, dan moet je voor zijn eerste werkdag zijn identiteit controleren aan de hand van zijn identiteitsbewijs. De werknemer is verplicht zijn identiteitsbewijs te laten zien.
Zijn identiteit controleren houdt onder andere in dat je nagaat:
- of de werknemer dezelfde is als op de foto op het identiteitsbewijs;
- of het identiteitsbewijs op dat moment geldig is;
- of het identiteitsbewijs echt is;
- of zijn handtekening overeenkomt met die op het identiteitsbewijs.
Heeft de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit, dan moet je ook nagaan of hij in Nederland mag werken. Dit staat vaak aangegeven op het identiteitsbewijs.
Kopie identiteitsbewijs bewaren
Je moet van elke werknemer die bij je in dienst treedt, ook een kopie maken van het identiteitsbewijs en dit bewaren in de je loonadministratie. Je moet de kopie nog minimaal vijf jaar bewaren nadat de werknemer weer uit dienst is gegaan. Je hoeft de kopie niet te vervangen als de werknemer een nieuw identiteitsbewijs krijgt in de tussentijd, behalve als hij buiten de EU komt. Dan moet je het wel vervangen door een kopie van het dan geldige identiteitsbewijs.
Geldige identiteitsbewijzen
Je mag niet alle soorten identiteitsbewijzen gebruiken voor de identiteitscontrole van je werknemer en voor de kopie in je administratie. Het mag bijvoorbeeld geen rijbewijs zijn.
Dit zijn geldige identiteitsbewijzen om de identiteit van de werknemer mee te controleren en als kopie op te nemen in de administratie:
- paspoort (uit Nederland of een van de EU-landen);
- identiteitskaart (uit Nederland of een van de EU-landen);
- Nederlands verblijfsdocument;
- Nederlands W-document (voor asielzoekers);
- vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort;
- diplomatiek of dienstpaspoort.
